Guide des particuliers
Question-réponse
Comment conserver ses papiers : support papier ou électronique ?
Vérifié le 13/10/2022 – Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
Cela dépend si <span class="miseenevidence">l'original</span> du document est sous format <span class="miseenevidence">papier</span> ou sous format <span class="miseenevidence">électronique</span>.
Si <span class="miseenevidence">l'original</span> du document est sous format <span class="miseenevidence">papier</span> et vous a été transmis <span class="miseenevidence">par courrier</span> ou <span class="miseenevidence">remis en main propre</span>, il est conseillé de <span class="miseenevidence">le conserver sous forme papier</span>.
Exemple
Quittance de loyer, contrat d'assurance, diplôme.
En effet, si vous <span class="miseenevidence">numérisez</span> (scan, photo) ou <span class="miseenevidence">photocopiez</span> un <span class="miseenevidence">document original papier</span>, la version électronique/photocopiée a <span class="miseenevidence">valeur</span> uniquement <span class="miseenevidence">de copie</span>.
Or, même si une copie fiable peut servir de preuve, <span class="miseenevidence">l'administration</span> peut toujours <span class="miseenevidence">exiger</span> la présentation du <span class="miseenevidence">document original</span>.
La <a href="https://domjean.fr/guide-des-particuliers/?xml=F19134">durée de conservation</a> varie selon le type de document.
Vous pouvez utiliser un <a href="https://domjean.fr/guide-des-particuliers/?xml=R60880">simulateur</a> pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
Si <span class="miseenevidence">l'original</span> du document est <span class="miseenevidence">numérique</span> et vous a été transmis <span class="miseenevidence">par courrier électronique</span> ou <span class="miseenevidence">mis à disposition sur un site internet</span>, il est conseillé de le conserver <span class="miseenevidence">sous format numérique</span>.
Exemple
Relevé de compte bancaire, facture d'énergie ou d'accès à internet, avis d'imposition.
En effet, si vous <span class="miseenevidence">imprimez</span> ce document, la <span class="miseenevidence">version papier</span> a <span class="miseenevidence">valeur</span> uniquement de <span class="miseenevidence">copie</span>.
La <span class="miseenevidence"><a href="https://domjean.fr/guide-des-particuliers/?xml=F19134">durée de conservation</a></span><a href="https://domjean.fr/guide-des-particuliers/?xml=F19134"> d'un <span class="miseenevidence">document électronique</span> est <span class="miseenevidence">identique</span> à celle d'un <span class="miseenevidence">document papier</span>.
Elle <span class="miseenevidence">varie</span> selon le type de document.
Vous pouvez utiliser un <LienInterne LienPublication="R60880" type="Simulateur" audience="Particuliers">simulateur</a> pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
À savoir
un <span class="miseenevidence">écrit électronique</span> a la <span class="miseenevidence">même valeur juridique</span> qu'un <span class="miseenevidence">écrit papier</span> si la <span class="miseenevidence">personne signataire</span> est <span class="miseenevidence">identifiée</span> et si le document est <span class="miseenevidence">établi</span> et <span class="miseenevidence">conservé</span> de manière à ne <span class="miseenevidence">pas être détérioré</span>. En pratique, <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">la signature électronique</a> permet d'identifier la personne signataire de l'acte.
Et aussi
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Durée de conservation des papiersPapiers – Citoyenneté – Élections
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Copie certifiée conforme d'un document administratifPapiers – Citoyenneté – Élections
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France Num